Método GTD: saiba como usá-lo para melhorar a produtividade da sua equipe

Incorporar métodos que melhoram a produtividade é algo muito interessante para a empresa ter bons resultados. O método GTD, ao ser colocado em prática, proporciona mais eficiência nas atividades, além de promover mais organização – trazendo economia de tempo.

Isto posto, pesquisar informações e conhecer mais sobre o método é o jeito de implementá-lo no seu negócio em várias tarefas e, com o decorrer do tempo, colher bons frutos.

O que é Método GTD?

O GTD (Getting Things Done) é uma metodologia que consiste em gerenciar as ações e o tempo para melhorar a produtividade. 

O método é composto por cinco etapas que permitem um gerenciamento eficiente e possibilita que todas as atividades sejam realizadas com qualidade.

Por conta disso, e da versatilidade da técnica, a metodologia GTD pode ser incorporadas em diversas áreas, como:

• Financeira;
• Marketing;
• Produção;
• RH (Recursos Humanos);
• Vendas.

Estes são apenas alguns exemplos de setores que podem aproveitar os benefícios que o GTD proporciona aos negócios.

Ao colocar em prática a metodologia, os profissionais podem trabalhar com menos preocupações em relação ao número de atividades, pois, com a organização, o checklist fica melhor e a equipe consegue dar atenção e prioridade às demandas mais urgentes, mantendo a qualidade na produtividade.

Uma frase que define bem o método GTD é “comece pelo fácil”. Com a mente livre, e não apenas pensando no mais difícil, é possível aumentar as oportunidades de sucesso para depois focar no que realmente demanda mais tempo e atenção dedicada.

Como colocar o GTD em prática?

O método GTD ajuda muito na gestão profissional da equipe, reduzindo o estresse dos colaboradores, algo que contribui para melhorar a produtividade.

Com diferentes estratégias e técnicas, os profissionais podem controlar as atividades visando uma boa performance e mais qualidade de vida para a equipe. 

O método GTD é composto das seguintes etapas: 

1. Coletar;
2. Processar;
3. Organizar;
4. Revisar;
5. Fazer. 

Ao incorporar a metodologia nos negócios, os profissionais se guiam com o planejamento da empresa e o método, bem como a evolução das etapas.

Assim, as ações podem ser adaptadas conforme o contexto em que são inseridas.

De forma mais detalhadas, as etapas consistem em atividades como:

1. Coletar

É um procedimento que demanda a listagem de todas as ideias e as tarefas que precisam ser executadas. 

As anotações podem ser feitas em um planner, caderno ou aplicativo confiável que registra todas as informações.

Sempre que você ou algum colega da equipe tiver uma ideia, registrá-la é importante para não esquecer o que precisa ser feito e, assim, é possível resolver pequenas tarefas, promessas e outros detalhes que influenciam na tomada de decisões.

Do mesmo modo, posteriormente, é possível avaliar se realmente são tarefas urgentes, se podem ser delegadas ou mesmo se podem ser descartadas.

1. Processar

Após o registro das informações, os profissionais podem avaliar o que é ou não prioridade, considerando o contexto e recursos disponíveis na empresa.

É possível utilizar um fluxograma para identificar as tarefas e assim definir o que será ou não prioridade e o que pode ser adiado.

Os projetos, atividades e metas de caráter emergencial devem ser colocados no topo da lista como prioridade.

Divulgação de lançamentos, por exemplo, exige a criação de estratégias de inbound marketing para chamar atenção do público. Isso pode ser considerado uma prioridade, sendo colocado no topo da lista/fluxograma.

Sendo assim, avaliar as atividades emergenciais e o que se pode esperar é o modo de processar as tarefas e manter tudo em ordem para uma boa performance.

1. Organizar

Após a etapa de processamento, os profissionais precisam organizar e categorizar as tarefas conforme a necessidade de cada uma delas, por exemplo, finanças, viagens, matérias-primas, entre outras.

Com este procedimento, é mais fácil entender e encontrar o que precisa, além de facilitar a identificação das atividades que estão pendentes.

1. Revisar 

Ao organizar as tarefas e projetos, a equipe pode fazer uma revisão do que realmente é uma prioridade. 

Dependendo do caso, é possível inserir novas obrigações relacionadas às atividades, além de conseguir acompanhar tudo com facilidade.

O método GTD é sistemático, ou seja, as revisões diárias são necessárias para manter a organização. 

Deste modo, revisar deve ser um compromisso diário na agenda dos profissionais, de modo a identificar mudanças de prioridade e quais atividades já estão em desenvolvimento. 

1. Fazer

É o momento de colocar a “mão na massa” e executar as tarefas conforme o planejamento da empresa.

O GTD gera resultados muito efetivos para fluxos diversos. Mas é preciso atenção, apenas um item da lista por vez deve ser eliminado, ou seja, deve ser desenvolvido.

Quanto mais itens da lista você consegue executar, melhor será a produtividade nas atividades, gerando boas respostas aos negócios.

Vantagens do método GTD

Quando o assunto é produtividade, o GTD é um dos melhores métodos, devido às vantagens que proporciona. São os principais benefícios:

• Aumento da produtividade;
• Incentivo a criatividade e organização;
• Ampliação da sensação de liberdade;
• Melhora a concentração da equipe;
• Agrega mais significado para as tarefas;
• Reduz o estresse dos colaboradores;
• Melhora a qualidade de vida e bem-estar dos funcionários;
• Otimiza o tempo e traz mais liberdade de escolha.

Deste modo, incorporar o método GTD no seu negócio, independentemente da área de atuação, é uma excelente solução para melhorar a produtividade, agregar praticidade na jornada de trabalho, diminuir o estresse da equipe e, principalmente, gerar resultados promissores aos negócios.